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A l’ère du tout numérique, pourquoi le fax échapperait à la règle de la digitalisation ?

Bien que la transition vers le digital se fasse tout naturellement, le fax classique a encore la cote auprès des entreprises. Le fax est apparu pour la toute première fois en 1842 et connaît un véritable succès à partir des années 1960. Les ventes de télécopieurs explosent, ils révolutionnent les échanges en permettant d’envoyer et de recevoir des documents de manière instantanée et sans avoir à se déplacer.

Une vraie révolution qui permet d’allier simplicité, efficacité, sécurité et fiabilité. L’utilisation du fax est alors restée au sein de nombreuses entreprises, notamment celles dans le secteur juridique, de la santé, de l’immobilier et de la finance.

Oui mais voilà, le monde change et la technologie évolue…

Les entreprises se trouvent aujourd’hui bouleversées dans leur organisation par la transformation digitale. Qu’on parle de prospection, de vente, de gestion administrative ou des stocks, de relation avec les fournisseurs, d’outil de fidélisation, de communication externe ou interne… Chaque pan de l’entreprise a été touchée par la transformation digitale. Le numérique a en effet apporté de nouveaux outils, de nouvelles méthodes de travail mais aussi de nouvelles réflexions et organisations, la transmission d’information est désormais possible en quelques clics.

L’adoption rapide du télétravail n’a fait qu’accélérer la transformation numérique au sein des entreprises, les obligeant à mettre un coup d’accélérateur en matière d’outils numériques.

La fin du RTC et tous les services qui reposent sur l’analogique changent aussi la donne. A partir de 2022, les premières lignes analogiques et numériques seront mises hors service. Autrement dit, les utilisateurs de systèmes RTC doivent commencer à mettre en place leur future solution. Le passage à la technologie IP est un défi à relever pour les entreprises mais c’est aussi une opportunité en termes d’évolution et d’innovation.

Pas évident de se familiariser avec le nouveau monde du digital pour ceux dont les habitudes ont la vie dure.

Et le fax dans tout ça…

Le fax c’est quand même l’ancêtre du mail, oui vous avez bien entendu. Pionnier de la communication à distance, incontournable dans les années 90/2000, il peut paraître un brin désuet de nos jours.

Être plus performant, faire des économies, sécuriser ses données, préserver la planète, et si tout ça était possible grâce au fax dématérialisé ?

Le fax dématérialisé, qu’est-ce que c’est exactement ?

Le fax dématérialisé ou encore le fax to mail (et mail to fax) est une solution qui permet d’envoyer vos fax depuis votre boite mail ou depuis une interface web vers n’importe quel destinataire, qu’il possède un fax traditionnel ou un fax dématérialisé. Tout ce dont vous avez besoin est une connexion internet et un ordinateur. Le fax est aujourd’hui devenu un support numérique qui s’intègre parfaitement aux interfaces modernes. La gestion électronique de documents n’a jamais été aussi simple.

Les avantages du fax dématérialisé :

  • Archivage électronique des dossiers clients et des documents;
  • Gain de temps et de productivité;
  • Réduction des coûts (suppression des lignes de fax analogiques, de la machine, de l’encre, du papier…);
  • Mobilité accrue (possibilité de faxer n’importe où, n’importe quand et depuis n’importe quel appareil);
  • Valeur légale grâce aux accusés de réception et signatures électroniques qui valent preuves devant un tribunal;
  • Conformité réglementaire avec la numérisation des accusés de réception via des scanneurs de documents ou des imprimantes multifonctions.
  1. Productivité et mobilité : les collaborateurs d’aujourd’hui sont mobiles, qu’ils soient en déplacement, en télétravail ou au bureau, ils ont besoin de pouvoir envoyer des documents de manière rapide et pratique, de partout. Le fax to mail permet d’expédier et de recevoir des documents numériques directement dans la boîte mail de votre destinataire, depuis votre poste de travail. Plus besoin de vous déplacer, le fax dématérialisé offre une plus grande flexibilité aux entreprises et permet un meilleur travail collaboratif grâce à une simplicité d’accès aux documents numériques archivés et à une mobilité accrue. De plus, fini les pannes, ou les problèmes de bourrage de papier, vous n’êtes plus dépendant d’une machine qui pourrait vous faire perdre des opportunités.
  2. Economie : le fax dématérialisé ce sont des économies d’espace, de maintenance, de consommables et de matériaux : pas d’équipement ou de ligne téléphonique à installer, plus besoin d’encre ou de papier, fini l’entretien et les frais de maintenance. Les fax traditionnels requièrent un gros budget en termes de dépenses contrairement au fax dématérialisé qui vous fera faire des économies considérables sur votre budget annuel de consommables.
  3. Sécurité : avec le fax to mail, vous êtes le seul à envoyer et recevoir vos fax, personne n’a accès aux informations que vous échangez avec vos clients, vos partenaires ou fournisseurs. Vos données sont transmises en toute sécurité et en toute confidentialité, vous avez votre numéro de fax personnel et un mot de passe attribué pour valider l’envoi de vos documents. Les documents faxés n’arrivent pas sur une machine accessible à tous, avec le risque de voir votre document tomber dans les mains d’une tierce personne ou disparaître. Ils ne sont pas non plus archivés dans des classeurs à portée de la main de tout le monde et ne craignent plus les risques liés aux incendies.
  4. Ecologie : quelle que soit la taille de votre entreprise, vous êtes de plus en plus nombreux à adopter un comportement éco-responsable. S’appuyer sur les technologies numériques pour lutter contre le gaspillage papier, en voilà une bonne idée. En France, la consommation annuelle de papier s’élève à 8,8 millions de tonnes, soit 279 kilos par seconde, il est donc temps d’agir pour la planète. En faisant le choix du fax to mail, vous faites le choix d’un environnement paperless (zéro papier) : plus de papier, plus d’encre, archivage numérique.

Les avantages à mettre en place le fax dématérialisé sont nombreux et vont vraiment changer votre vision et vos habitudes. En plus de moderniser votre entreprise et de devenir plus productif, vous devenez éco-responsable et réalisez des économies substantielles tout au long de l’année.

Vous souhaitez passer au fax dématérialisé ?

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Ophélie Crevon

Responsable Communication